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Cómo usar la Técnica Pomodoro para aumentar tu productividad

¿Alguna vez oíste hablar de la técnica pomodoro? Sí, la técnica “tomate”… y sí, te voy a dar una receta aunque no vamos a hablar de cocina así que puedes ir guardando los cuchillos porque la receta del día es para mejorar tu productividad y dejar de procrastinar.

La técnica pomodoro es un método de gestión de tiempo que te ayuda a enfocar de mejor manera tu atención y, de este modo, volverte más productivo.

Pero empecemos por el principio… ¿por qué tomate?

En la década de 1980 Frances Cirillo inventó una técnica que permitía optimizar el tiempo y la eficiencia “bloqueando” periodos de 25 minutos para permitir una concentración máxima y continua. ¿Por qué 25 minutos? muy fácil… seguro conoces este reloj:

Cuando Cirillo inventa este método era estudiante universitario, y lo que tenía a mano justamente era uno de estos relojes de cocina en forma de tomate… simple, ¿no?

Unos años más tarde, el conferencista motivacional y empresario Chris Winfield desesperado por lograr aumentar su productividad y así poder tener más tiempo libre encuentra esta técnica y después de probar sus beneficios, la difunde por todos lados. Según cuenta, no sólo logró reducir su semana laboral a la mitad sino que además pudo conseguir el balance en su vida que tanto había estado deseando.

Comencé a usar esta técnica hace un par de semanas y puedo decirte que en realidad funciona (al menos me funciona a mí). Si tú como yo tiendes a tener una larga lista de pendientes, todos sumamente importantes y tiendes a hacer multitasking no pudiendo enfocarte en nada al 100% y teniendo abiertas 5 cosas a la vez entonces esta es la solución que no sabías que estabas buscando.

Si bien esta técnica puede no ser para todos, muchas personas han encontrado beneficios en ella tanto en la vida laboral como también en el estudio, las tareas del hogar o la lectura, entre otras aplicaciones.

¿En qué consiste?

Ahora sí, entremos en materia. Veamos exactamente qué es y cómo se aplica la técnica pomodoro.

La técnica Pomodoro se trata de conseguir que se logren tantas tareas como sea posible en la menor cantidad de tiempo, manteniendo una concentración alta mientras tu cerebro está fresco y descansado (ya te gustó, ¿cierto?). El proceso es simple: durante 25 minutos deberás enfocarte sin distracciones de ningún tipo, lo que se llamará «un pomodoro». Cuando un pomodoro finaliza tendrás 5 minutos de descanso. Después de que pasen cuatro pomodoros (o 100 minutos de trabajo), tendrás otro descanso de 15 minutos donde puedes levantarte de la silla, caminar un poco, o hacer cualquier otra cosa lejos de la computadora o del escritorio.

La técnica

La técnica está formada por cinco etapas: planeamiento, anotación, registro, proceso y visualización.

Al inicio, en las etapas de planeamiento y anotación se elabora una lista con las tareas que se deben completar en un periodo de tiempo, habitualmente un día. Cuando se completan los distintos pomodoros, estos se registran, lo que permite analizar cómo se lleva a cabo el trabajo y tomar medidas para mejorarlo. Además esto te permitirá saber el tiempo real que te ocupa terminar cierto tipo de actividad y eso posteriormente podrá incluso ayudarte a realizar planes de trabajo, cronogramas o incluso a definir costos de tus servicios, puesto que sabrás exactamente cuánto tiempo te toma lograrlo.

Paso a pasito

¿Qué necesitas?

Un reloj temporizador. Sí, el de tu teléfono sirve, pero es muy aconsejable tener un pomodoro real (cualquier reloj de cocina te sirve). ¿Por qué? Está comprobado que el simple hecho de dar “vuelta” al reloj brinda una sensación de “tarea completada”, y que incluso el sonido del ‘tic-tac’ ayuda a mantener la concentración. Si optas por uno digital te damos algunas opciones más abajo.

Tu lista de pendientes. La noche previa o al terminar tu jornada realiza una lista de las actividades que debes resolver al día siguiente. Si bien puedes hacerlo en la mañana yo he notado que hacerlo por la noche me ayuda incluso a dormir más tranquila, esa sensación de que al día siguiente no se me van a olvidar cosas importantes es necesaria. Si manejas un tablero scrum como el que te recomendé en este otro post, el 80% de esta tarea ya la tienes hecha, solo tienes que ordenar tus pendientes. Es muy importante que priorices estas tareas, para que al día siguiente sepas exactamente por dónde debes empezar.

Una lista para tareas que surjan. Es extremadamente probable que a lo largo del día te surjan tareas nuevas. Ten a la mano una lista donde puedas anotarlas o bien, usa tu tablero SCRUM  y añádelas como corresponda según su prioridad.

¡A comer tomates! – El método

Ahora sí, estás listo para iniciar con el trabajo del día, así que sigue los siguientes pasos:

  1. Elige la tarea que vas a resolver
  2. Programa un “pomodoro” de 25 minutos.
  3. Haz tu primer pomodoro, es importante que sepas que los pomodoros son siempre de la misma medida y no son divisibles. Sitúa tu temporizador de forma que siempre puedas ver el tiempo que queda (por eso te recomiendo usar uno físico). Son 25 minutos de trabajo puro, no pueden ser interrumpidos. Así que evita lo más que puedas las interrupciones, contestar el chat, mirar las notificaciones, etc. Si algo interrumpe tu pomodoro, ya no cuenta
  4. Cuando suene el temporizador, marca una x en la tarea en tu lista (o en tu post-it©) y tómate un descanso de unos 5 minutos. No debes continuar trabajando aunque creas que puedes terminar la tarea en unos minutos. Este descanso sirve para descansar el cerebro y darte un respiro. Levántate, muévete, bebe un vaso de agua o aprovecha para leer esas notificaciones que te están provocando ansiedad, pero no hagas nada relacionado con la tarea anterior. Cada X que marques es un pomodoro, si los vas registrando al final sabrás cuántos pomodoros te toma esa actividad.
  5. Cuando pasen 4 pomodoros, toma un descanso largo de 15 a 30 minutos. Aprovecha para hacer sentadillas, checar todos tus correos, hacer una llamada o tomar un café o el almuerzo.

Mide tu progreso

Recuerda que lo que no se mide, no se puede mejorar. Evalúa al final del día cuántas actividades resolviste y cuánto habrías resuelto en un día normal (si tienes esos datos ya en algún registro lo tendrás más claro). Después de solo unos días podrás medir si esta técnica es para ti, qué beneficio te brinda y si requieres adaptarla.

Beneficios de la técnica pomodoro

Muchos se quejan de que la técnica es poco flexible, o que no permite el trabajo colaborativo y que es individualista. Sin embargo puedes adaptarla a tus necesidades, acortar o alargar los pomodoros (no menos de 15 minutos y no más de 35) de manera que éstos se adapten mejor a tu tipo de actividad.

En mi caso, al ser gerente de proyectos, debo estar constantemente pendiente del correo, de los mensajes, de los clientes y de las llamadas. Para mí, 25 minutos de completa desconexión es demasiado, entonces lo he movido a 15 y me ha estado funcionando bien, puesto que puedo enfocarme de lleno en mis pendientes pero al mismo tiempo no descuido por más de 15 minutos el montón de mensajes y correos que recibo todo el tiempo.

El mayor beneficio que he encontrado en estos días es el enfoque. Como buena millennial tengo tendencia a estar queriendo hacer 5 cosas al mismo tiempo. Enfocarme a una sola cosa a la vez me ha ayudado a no dejar cosas pendientes abiertas que “estaba haciendo” pero otra me lo interrumpió.

Esta técnica junto con mi tablero scrum del que ya te hablé anteriormente me han dado buenos resultados, así que seguiré perfeccionándolas hasta encontrar la combinación ganadora.

Tips para mejorar poco a poco

  1. Aprende a proteger tus “pomodoros”. Intenta conseguir que tus pomodoros no sean interrumpidos sobretodo que no los interrumpas tú mismo queriendo hacer otra cosa, si esto sucede, anótalo, así sabrás también si estás siendo tentado a distraerte.
  2. Averigua cuánto tiempo te toma hacer cada actividad. ¿Un diseño para redes sociales te toma 1 pomodoro? ¿Leer y contestar todos los correos del trabajo te toma 2? ¡Anótalo! y pronto podrás optimizar tu lista de actividades y podrás hacer tus compromisos y planes de trabajo de forma más realista.
  3. Tus descansos son sagrados. El secreto de la productividad del que casi nadie te habla es, justamente, poder mantener el cerebro enfocado y fresco, y la única forma de conseguirlo es darle pequeños descansos. Estira las piernas, bebe agua, levántate del escritorio pero ¡desconecta un poco!
  4. Revisa tu lista de actividades al final del día. Solemos tener más presentes todos nuestros pendientes justo antes de irnos a la cama y eso puede incluso no dejarte dormir. Así que ese es el mejor momento para anotarlo todo, priorizarlo e irte a la cama tranquilo… aplica también el domingo por la noche para optimizar tu semana.

El pomodoro digital

Si no puedes o no quieres usar un temporizador físico aquí te dejo varias opciones digitales que puedes encontrar tanto para computadora como para tu smartphone o tablet. Recuerda sin embargo que es muy importante que siempre tengas visible el tiempo que te queda de cada pomodoro.

Si no quieres instalar nada y lo quieres usar desde la computadora, puedes usar Marinara Timer, una aplicación web excelente y gratuita que te dará un enlace personalizado para controlar tu Pomodoro cada vez que quieras. Cuando te toque tomar un descanso, la app emitirá un sonido, aunque siempre puedes mirar el timer para saber cuánto tiempo te queda.

También puedes probar con opciones como Moosti que es mucho más sencilla y tiene aplicación para Chrome, o Tomato Timer que tiene notificaciones de escritorio y atajos de teclado.

Para tu smartphone o tablet

Si tienes Android una simple búsqueda en la Play Store te mostrará decenas de aplicaciones para seguir la técnica Pomodoro. Sin embargo, dos las mejores son It’s Pomodor Time y CleanFocus. Ambas son muy sencillas y fáciles de usar, además de gratuitas.

Si usas iOS definitivamente deberías instalar Pomodoro Timer, una aplicación que cuesta US$1.99 y que es hermosa y muy facil de usar. Para quienes quieran una versión gratuita podrás encontrar Flat Tomato.

¿Y tú cuándo empiezas a contar tomates?