Se acerca el lunes y a todos nos entra esta angustia del inicio de semana, donde todos los jefes enloquecen, donde todos los clientes enloquecen y donde a todo mundo le entran ganas de trabajar.

¿Qué tienen los lunes que nos provocan a todos esa sensación de querer hacer las cosas más rápido y mejor? ¿Qué pasa en el transcurso de la semana que evita que eso suceda?

El ser humano por naturaleza busca siempre los ciclos, la semana es uno de esos ciclos que tenemos más reconocibles y que nos es más familiar. Los comienzos entusiasman a las personas por naturaleza y aprovechar el empuje que dan los inicios de semana puede ser clave para lograr que el ciclo completo sea fructífero, y que el entusiasmo no se nos agote a la mitad de la semana, que se pierda el enfoque o que los nuevos pendientes nos hagan descuidar e incluso llegar a olvidar los demás.

Ahora bien, ¿qué hacemos para evitar perder el enfoque?

Como líderes de proyecto, gerentes o directivos tendemos a tener cientos de pendientes y cosas por resolver que se acumulan uno tras otro en formas inimaginables y, en ocasiones, un descuido puede poner en serios aprietos algún proyecto.

Si bien estamos todos familiarizados con las listas de tareas, con las pantallas de computador llenas de notas adhesivas y con las agendas, sigue habiendo puntos flojos que nos impiden resolver todos y cada uno de los pendientes.

En un mundo acelerado, que vive en la inmediatez, es más que necesario encontrar nuevas formas de planeación y resolución de proyectos.

Así es como los líderes de proyecto nos hemos topado poco a poco con las metodologías ágiles, una de las más destacadas, el SCRUM.

¿Y qué cosa es un SCRUM?

A muy grandes rasgos y sin meternos al detalle, SCRUM es una metodología “relativamente nueva” para el manejo de proyectos que nos permite manejar realmente casi cualquier tipo de proyecto, ya sea proyectos de desarrollo web, software, hardware, marketing y mucho más.

El SCRUM se basa, principalmente en tres cosas:

  1. La autogestión de los equipos, pretende que los miembros del equipo puedan autogestionar sus tareas y pendientes y resolver los proyectos sin un “capataz” que esté detrás de ellos. Promueve ante todo la disciplina.
  2. La resolución de los proyectos en “iteraciones”, es decir, en entregables que puedan resolverse en periodos cortos de tiempo y que permitan la entrega constante de valor al cliente final.
  3. La lista de prioridades y de “productos” a entregar.

Aquí es donde vamos a enfocarnos, en la lista de entregables.

Si bien, implementar la metodología SCRUM en todo el equipo de trabajo será una tarea ardua y que llevará su tiempo, sea cual sea tu puesto de trabajo puedes implementar una de las herramientas del SCRUM más importantes: EL TABLERO SCRUM

El Scrum Board

Un scrumboard es un tablero dividido, generalmente, en cuatro columnas: To Do, In Progress, In Review, Done.

Si bien en la práctica se llegan a implementar columnas adicionales, estas 4 columnas básicas pueden ser la diferencia entre una semana normal y una semana extremadamente productiva.

Una de las claves del éxito de la metodología SCRUM es, justamente, este tablero. Implementarlo primero de forma personal y, poco a poco, para todo tu equipo puede ser la mejor forma de encaminarlos hacia las metodologías Ágiles.

¿Cómo se usa?

Seguramente ya lo descifraste, pero es muy sencillo. Todas tus tareas pendientes se colocan en la columna “To Do”.

Conforme vayas avanzando las “mueves” de una columna a otra hasta que logres llevarlas al otro lado del tablero, a la columna “Done” o “Completado”

¿Qué necesitas?

  1. Una superficie grande que esté siempre a la vista (en tu escritorio o en la pared) dependiendo de cómo te acomodes mejor. Es importante que la tengas a la vista en todo momento y por esta razón, pese a ser una fanática de la tecnología, no recomiendo al menos para iniciar un tablero SCRUM digital en alguna app o software en línea.
  2. Post-its© o notas adhesivas (cientos de ellas), preferentemente pequeñas así podrás aprovechar mejor el espacio. Busca tener la mayor cantidad de colores distintos disponible.
  3. Rotuladores. Escribir con un bolígrafo normal las hace difíciles de leer a la distancia, así que procura usar rotuladores de punto mediano o grueso (Sharpies, por ejemplo).
Si tu tablero SCRUM es de uso personal y no requieres que todo tu equipo lo vea puedes aprovechar al máximo el espacio vacío de tu escritorio como en este ejemplo (este es mi tablero personal)
Una pizarra o una pared pueden servir si no tienes espacio en tu escritorio o también, si todo tu equipo necesitará usarlo.

Tips para aprovecharlo al máximo

  • Usa colores. Analiza de qué forma puedes categorizar las tareas, esto dependerá del número de colores disponibles y puede ser por espacialidad (ej. tareas de diseño, tareas de desarrollo, reportes, tareas de marketing, tareas de planeación), por cliente (un color para cada cliente o por prioridad (los más importantes en rojo, los menos en verde, etc). Esto te ayudará a mantener el enfoque de forma muy rápida
  • Manténlo actualizado. De nada te va a servir si no lo actualizas, por eso es que debe ser muy accesible, si lo pones en un lugar donde se te dificulta el acceso no lo vas a usar. Así que procura tenerlo a la mano y mantenerlo en orden.
  • Prioriza. Trata de que las actividades más urgentes e importantes estén ya sea hasta arriba o hasta abajo (dependiendo de cómo te acomodes), eso ayudará a “sacar” los pendientes en orden de prioridad.
  • No microadministres. No separes los to dos en microactividades, de ese modo complicarás muchísimo tu tablero y se volverá confuso y difícil de mantener.
  • Conviértelo en una tarea divertida. Cuando veas todos tus pendientes bien organizados sentirás paz, no bromeo, en verdad sentirás que has tomado las riendas de tu trabajo y que puedes avanzar. Así que usa colores, iconos, stickers, haz que se convierta en una tarea creativa y satisfactoria.
  • No agregues más de 5 columnas. Si bien podemos ser tentados a agregar tantas columnas como fases y procesos tenemos (Revisión con el cliente, cambios, testing, subir a producción, etc.) no debemos caer en ella… las 3 o 4 columnas básicas y quizás una adicional son más que suficientes, con un poco de práctica podrás dominarlas y acomodarlas a tus necesidades.

Conforme veas que la pila de “Cosas por hacer” se reduce y la de “Tareas completadas” va creciendo tendrás esa sensación de que vas progresando y podrás incluso darte cuenta de todas esas cosas que estás haciendo y que, en ocasiones, no te percatas que fue necesario hacer o que ya están terminadas.

Como líderes de proyecto tenemos muchas veces la tendencia a sentir que todo está estancado, este tipo de herramientas te ayudarán a detectar si verdaderamente estás estancado o simplemente hay ajustes que hacer, también te permitirá detectar actividades que puedes delegar o a las que requieres dar mayor importancia para que se resuelvan.

Mi consejo es que lo apliques, primero, para ti y para tus tareas y pendientes personales (no para los de tu equipo). Una vez que lo domines y que hayas encontrado la forma de sacarle mejor provecho, llévalo a lo grande e impleméntalo para todo tu equipo… pero de eso hablaremos en otra ocasión.