Del flautín a la batuta, 5 tips para delegar de forma efectiva

Creo y por experiencia puedo afirmar que lo más difícil de convertirse en jefe es aprender a delegar, aún batallo en el día a día con esta importante tarea y ha sido de muchas formas el dolor de cabeza más grande y la piedra con la que me tropiezo todos los días.

Aprender a soltar y dedicar tiempo para capacitar al personal debería ser la prioridad de todo líder, sobretodo cuando te encuentras en la postura de haber escalado en el organigrama desde abajo, puesto que tiendes a seguir haciendo tus actividades operativas.

Pasar a ser líder y gerente, en mi caso, ha sido una montaña rusa donde he estado arriba, luego no, luego sí, luego otra vez no y luego de vuelta a ser jefe; esto en gran parte porque ha sido totalmente circunstancial, porque la empresa ha ido en crecimiento y, sobretodo, por la falta de personal que realice las actividades que, de momento, sólo yo sé hacer.

De esta manera, he tenido una mano en el flautín y otra en la batuta, con una mano intentando dirigir a mi equipo y con la otra intentando terminar mi inmensa lista de pendientes y actividades operativas que, si bien debería delegar a alguien más, no siempre se puede (o no siempre se quiere, pues porque uno es necio, por eso).

Además, cuando como yo, estás en una compañía donde aún se requiere que realices ciertas actividades operativas que aún no tienes en quién delegar, entonces es prioridad (o debería serlo) delegar las cosas que sí puedes soltar, de otro modo… estancas lo que sólo tú puedes de momento resolver y te conviertes en ese espantoso cuello de botella.

Tras varios descalabros y conflictos he aprendido, no sin dolor, que no puedo hacer y dirigir, que no puedo estar abajo y arriba al mismo tiempo por simple física y que, me guste o no, me toca soltar el control.

Ahí voy a pegar a una de las más grandes barreras que tiene el ser humano: “tener el control”. Como jefe a veces sientes que deberías saberlo todo, entenderlo todo y tener el control de todo. Quieres revisar cada cosa que se hace, quieres que todo sea perfecto, que todo se planee perfecto y que todo se realice de forma perfecta. Y un día te topas con que no, no se puede. Que aunque hagas procesos, definas fases y métodos, escribas políticas interminables y trates de que todo esté bajo control simplemente no se puede. Sería una utopía que todo pudiera funcionar acorde a planeación y procesos al 100% y sin desviaciones. Al final, no te alcanza la vida para ser tú el ojo crítico de todo y tienes que aprender a confiar en tu equipo y a enseñarles.

Aquí entonces es donde te topas con una realidad. Hay un dicho que dice “si quieres que las cosas se hagan, hazlas tú”. Esta frase la he repetido de forma compulsiva durante años, puesto que he sido una trabajadora solitaria desde mis inicios, ahora que no lo soy más sé que la frase es más falsa que la renacida corriente terraplanista.

Ahora, después de haberme descalabrado varias veces y de un eterno y doloroso conflicto interno puedo decir lo siguiente:

Si quieres que las cosas se hagan, y tú eres el jefe, hazlas tú… ¡solo la primera vez!

Es decir, sí, hazlas, una vez; luego capacita, enseña, demuestra. Si quieres que algo se haga bajo tus estándares de “perfección y excelencia” entonces enseña cómo quieres que se haga.

Por un lado digo, sí, debes soltar. Pero si esperas que los resultados sean de determinada calidad o determinada manera entonces no puedes dejarlo a la imaginación y a “suponer” que las personas te leen la mente.

Un gran líder le enseña a su gente cómo hacer las cosas, un gran líder es ejemplo y es inspiración. Pero un gran líder no es un pulpo, no es mago y no tiene un giratiempo, y aunque a los que hemos sido “jefes por accidente” nos encantaría ser pulpos y hacerlo todo nosotros con el objetivo de que las cosas se hagan como uno espera, la cruda realidad es que no, no se puede.

Tu trabajo (y mi trabajo) como líder es enseñar, es decir cómo quiero que pasen las cosas, es corregir y es supervisar. Mi trabajo es más de planeación y control que de operación e inspección.

Estos últimos días he podido ver cómo soltar todo de golpe me dio un respiro, sí, de forma inicial fue un respiro tener un soporte (o dos) donde descargar la enorme cantidad de trabajo y las tareas que “quitan” más tiempo, como el seguimiento y la inspección; por otro lado ha sido una absoluta pesadilla, no voy a mentir, ha sido alarmante y estresante no saber todo y no revisar todo, ha sido un dolor de cabeza (literal) no estar 100% segura de qué es lo que va a llegar a las manos de mis clientes porque, hasta ahora, esa revisión siempre había pasado por mis manos.

He caído constantemente en la tentación de revisar cada cosa que se sube a la nube y de leer meticulosamente cada minuta de las reuniones con los clientes y de sacarle el microscopio a cada entregable aún cuando sé que otra persona lo está revisando al mismo tiempo. ¿Por qué?, es muy simple, porque lo he hecho durante meses, porque soltar en ocasiones ha sido sinónimo de perder totalmente las riendas y de que los resultados no sean de buena calidad, porque sí, yo también estoy aprendiendo y sobretodo, porque me ocupan los resultados, porque mi prioridad es y entregar a mis clientes el trabajo de calidad y excelencia que hemos prometido.

Aprendí esta semana, de forma dura, a confiar a ciegas en mi equipo. A dejar que la gente se adapte y tratar a toda costa de no exigir que lleven mi ritmo, ni mis maneras. Sobretodo, entendí que lo que yo veo como “estoy preguntando cómo va todo” a ojos ajenos es visto como “no sueltas el control y no dejas trabajar en paz a la gente”. A veces lo que tú crees que es una pregunta, a la perspectiva de otro es un ataque, y si bien no es ni la una ni la otra debemos pararnos responsables de lo que generamos en los demás y que, muchas veces, el nivel de exigencia no está casado con ser el jefe acosador que todo pregunta y todo quiere saber.

En conclusión: Aprende a soltar, aprende a confiar y aprende a pedir. Las personas que trabajan contigo no saben cómo quieres las cosas si no aprendes a pedirlas, pero sobretodo, no podrán hacerlo si no aprendes a soltar y a confiar.


1. Suficientemente bueno, es suficiente

Deja de buscar la perfección, no seas tan meticuloso, no pasa nada por una línea que está medio milímetro mal acomodada, no pasa nada por un nombre de archivo con un guión extra.

Muchas cosas pueden delegarse y como jefe debes entender que no todas las personas lo harán de la misma manera que tú, y probablemente no tan “perfectamente” (considera que todos entendemos distintas cosas por perfección). Simplemente enfoca en el resultado. Si el resultado es el mismo y es el que esperas entonces el cómo ya no tendría que importarte.

¿Cómo resolverlo?

Establece parámetros, procesos y métodos. Si hay algo específico que sí es relevante que se haga como tú dices entonces ponlo por escrito y evítate dolores de cabeza. No entres en conflicto, no seas meticuloso ni quisquilloso.

2. Confía en tu equipo

Quiero pensar que tienes en tu equipo a personas que consideras talentosas, capaces e inteligentes. Confía entonces en que saben cómo hacer el trabajo y en que no te necesitan de nana.

3. Deja que otros deleguen también

En puestos donde de pronto tienes a otro líder de equipo por debajo de ti, o a puestos staff que te apoyan en otras actividades debes también confiar en que estos puedan delegar las actividades sin tu autorización estricta.

Dale a tu equipo retos nuevos y tareas para resolver y dales la oportunidad de encontrar los medios para resolverlas. Repito, enfócate en el resultado, no en el proceso.

4. Administra, pero no micro-administres

Esto se desglosa en varias cosas, primero: Haz a tu equipo saber qué quieres que se haga, por qué quieres que se haga y cómo quieres que se haga.

Dos, enseña. Capacita a tu equipo para que el resultado que te entreguen sea acorde a lo que tú esperas y a los estándares de calidad que SÍ, son responsabilidad tuya.

Tres, no micro-administres. Esto requiere mucha fuerza de voluntad. No interfieras si no es necesario, no critiques y no metas tu nariz en todas partes. Deja que tu equipo tenga la seguridad de que los estás dejando trabajar y dales la confianza de saber que, cuando te necesiten, te lo harán saber. La micro-administración es el enemigo no. 1 de la productividad.

5. Planea y organiza

“La velocidad del líder es la velocidad del equipo” – Mary Kay Ash

Si bien, debes dar a tu equipo la libertad de trabajar a su estilo y en sus formas, la responsabilidad del conjunto y del resultado de todos es TUYA como líder, como gerente o como director.

Si tu equipo tiene claras las fechas de entrega, los requisitos solicitados y las expectativas que tienes sobre su trabajo les harás entonces mucho más sencillo dar los resultados que esperas.

Asegúrate de que exista un día y hora para la entrega y que todos los involucrados sepan cómo, dónde y en qué formas deben realizar esa entrega.


Delegar no es física cuántica ni requiere de 20 años de estudio en la NASA, pero sí requiere de mucha fuerza de voluntad, de tolerancia y de paciencia.

Delegar es una práctica constante de tolerancia a la frustración y de respeto a los demás; es un estirar y aflojar y sobretodo, es darle a tu equipo la confianza de que sabes que son capaces. Es confiar a ciegas y dejar que otros tomen responsabilidad en el resultado.

Invertir tiempo en hacerlo mejor y logrando que las personas a tu alrededor respondan como tú esperas es la única forma de avanzar y de liberarte para hacer cosas más valiosas para tu empresa.   

Otro día más aprendiendo a ser Jefa.